Napomena: Ovaj članak izvorno je objavljen na portalu Sistemac dana 13. svibnja 2012.
Kao što smo najavili u jednom od prethodnih članaka, predstavljanje sustava za upravljanje projektima nastavljamo sa sustavom Feng Office. Trendovi su takvi da danas na projektima sve više rade timovi koji su geografski i vremenski udaljeni te koji koriste različite računalne platforme. Iz tog razloga web platforme su postale izuzetno interesantne za mnoga područja pa tako i za upravljanje projektima.
Feng Office je dostupan kao web bazirana usluga ili kao tzv. Community Edition koji je moguće besplatno preuzeti te instalirati na vlastitu informatičku infrastrukturu.
Pregled modula
Feng Office je sustav za uredsko poslovanje koji sadrži module koji pokrivaju sljedeća područja:
- upravljanje projektima (Project Management)
- odnosi s klijentima (Client Relationship Management)
- naplata (Billing)
- financijsko planiranje (Financing)
U kontekstu upravljanja projektima, najvažniji dijelovi sučelja su:
Overview
Prikaz svih relevantnih informacija u sažetom obliku na jednom mjestu: raspored trenutnih i budućih aktivnosti, aktivni zadaci, zadaci koji kasne u svojem izvršavanju, novi i promijenjeni dokumenti, e-mail poruke i komentari.
Workspaces
Radni prostor dozvoljava pojedincima i timovima da organiziraju podatke i zadatke te ih dijele s drugim korisnicima. Mogu biti povezani s klijentima, projektima, proizvodima, uslugama, odjelima i sl. Jedan radni prostor može imati i nekoliko podnivoa s novim radnim prostorima. Radi lakšeg snalaženja radne prostore je moguće označiti različitim bojama.
Notes
Bilješke su jednostavan način za bilježenje i dijeljenje komentara o bilo kojoj informaciji. Mogu se koristiti za praćenje razgovora sa strankama, procjenu zadovoljstva korisnika, praćenje tijeka dokumenta i sl. Svi korisnici mogu dodavati zabilješke, a drugi korisnici mogu biti obaviješteni putem e-maila.
E-mails
Uz standardne funkcionalnosti e-mail komunikacije, dodane su mogućnosti dijeljenja poruka s drugim korisnicima putem radnog prostora. Privici iz e-mailova pohranjuju se na sustav kao dokumenti.
Contacts
Upravljanje kontaktima koji su povezani s organizacijom ili tvrtkom. Moguće ih je filtrirati prema oznakama, određenom radnom prostoru i sl.
Calendar
Kalendar dozvoljava bilježenje sastanaka, važnih koraka u projektu, krajnjih rokova za pojedine zadatke i sl. Kalendar se može prikazati u dnevnom, tjednom ili mjesečnom obliku. Dodjeljivanjem odgovarajućih dozvola moguće je podijeliti rasporede s drugim korisnicima sustava.
Documents
Feng Office dozvoljava pohranu i dijeljenje svih tipova dokumenata. Sustav vodi zapise o različitim verzijama dokumenata, komentarima i pravima pristupa. Tekstualni dokumenti i prezentacije mogu se stvarati i uređivati direktno unutar alata bez vanjskog programa.
Tasks
Moguće je pratiti svaki zadatak koji je dio usluge, projekta ili aktivnosti. Sustav grupira zadatke prema stanju (budući, oni koji kasne i završeni), prioritetu, dodijeljenom zaposleniku i sl. Moguće je obavijestiti osobu putem e-maila da joj je dodijeljen određeni zadatak.
Time Tracking
Sustav dozvoljava praćenje sati za svaki radni prostor, podprostor, zadatak ili korisnika. Moguće je napraviti izvještaje utrošenih sati za bilo koje vremensko razdoblje.
Web links
Poveznice su hiperlinkovi na vanjske web stranice. Mogu se klasificirati pomoću oznaka, povezati s drugim informacijama i biti pridružene bilo kojem broju radnih prostora.
Search & filters
Pretraživanje informacija je omogućeno pomoću ugrađenog pretraživača. Osim pretraživanja, do željenih informacija je moguće doći i pomoću filtriranja na osnovu oznaka i radnog prostora.
User administration
Moguće je dodavanje i upravljanje postojećim korisničkim računima te stvaranje grupa. Pojedincima i grupama moguće je dodijeliti prava pristupa relevantnim informacijama.
Linked information
Sve informacije koje su unesene u sustav mogu se međusobno povezivati. Na taj način smanjuje se mogućnost da neka bitna informacija ostane nezapažena. Primjerice, uz dokument je moguće povezati pojedinu poruku ili uz sastanak povezati određene dokumente.
Dokumentacija
Dokumentacija sustava dostupna je u obliku wikija na linku Feng Office wiki.