Napomena: Ovaj članak izvorno je objavljen na portalu Sistemac dana 15. lipnja 2012.
Kao što smo najavili u prvom članku iz serije o alatima za upravljanje projektima, treći sustav na koji smo se fokusirali je Zoho Projects. Za razliku od ranije opisanih open source sustava, Zoho Projects je online usluga koja ima i besplatni i naplatni model.
Kod besplatnog modela moguće je voditi samo jedan projekt (s beskonačnim brojem korisnika) uz 10 MB prostora za pohranu podataka.
Registracija i postavljanje portala
Prvi korak pri upotrebi Zoho Projects je otvaranje korisničkog računa ispunjavanjem obrasca na linku Create a Zoho Projects Account. Nakon verifikacije e-mail adrese potrebno je dovršiti proces izrade portala za projekte unosom željenog imena — naziv portala biti će ujedno i dio URL-a.
Nakon što je portal izrađen, potrebno je napraviti i prvi projekt.
Navigacija i dostupne funkcionalnosti
Dodavanje i rad sa stavkama unutar pojedinog projekta moguć je pomoću izbornika koji se nalazi na vrhu stranice.
Odabirom pojedine naredbe iz izbornika moguće je vidjeti da je za neke stavke navedeno da su dostupne samo u komercijalnim verzijama. Nadogradnjom na komercijalnu verziju postaju dostupne mogućnosti kao što su:
- beskonačan broj projekata
- podzadaci, podsjetnici i ponavljanja
- praćenje grešaka (bugova) u programima
- jednostavno praćenje utrošenog vremena
- bolja mogućnost suradnje putem chat i wiki funkcionalnosti
Moduli dostupni u besplatnoj verziji
Dashboard
Unutar ploče za upravljanje moguće je upravljati pojedinim projektom (Project Dashboard) ili promijeniti postavke projekta (Project Settings). U sklopu postavki moguće je vidjeti ili promijeniti dolazne e-mail adrese na koje je moguće slati e-mail poruke koje će rezultirati nekom radnjom unutar sustava (npr. stvaranje novog zadatka, podizanje dokumenta).
Tasks & Milestones
Zadaci su osnovna jedinica od koje se sastoje projekti. Definiranjem zadataka i njihovim praćenjem moguće je odrediti u kojoj fazi se nalazi projekt. Zadaci se mogu grupirati unutar pojedinačnih skupina, odnosno kritičnih točaka. Pomoću Ganttovih dijagrama moguće je vizualno prikazati stanje projekta.
Calendar
Kalendar omogućava jednostavnu organizaciju sastanaka, događaja, upravljanja krajnjim rokovima i sl. Dijeljeni kalendar omogućava svim suradnicima na projektu da budu informirani o predstojećim događajima.
Meetings
Osim što je moguće zakazivati sastanke, istima je moguće dodijeliti bilješke i prezentacije.
Documents
Modul za upravljanje dokumentima omogućava centraliziranu pohranu podataka. Određene tipove datoteka moguće je odmah pregledati, bez upotrebe vanjske aplikacije.
Forums
Pomoću foruma moguće je ostvariti grupnu diskusiju o određenoj temi.
Wiki
Modul omogućava jednostavnu izradu novih dokumenata u online okruženju, te jednostavno bilježenje znanja koje može biti od koristi drugim članovima tima.
Chat
Modul omogućava komunikaciju u stvarnom vremenu s mogućnošću pregledavanja transkripta.
Integracije
Da bi privukli korisnike других sustava, Zoho Projects nudi mogućnost uvoza i povezivanja s nekoliko različitih aplikacija:
- MS Project — moguć je uvoz datoteka u formatu MPP ili MPX
- Basecamp — mogućnost migracije s Basecampa
- Google Tasks — dvosmjerna sinkronizacija zadataka
- Google Apps — povezivanje s Google Apps platformom
Dokumentacija
Detaljne upute za Zoho Projects dostupne su u obliku online dokumentacije.